KẾ HOẠCH VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN SỐ ĐIỆN TỬ

Xu hướng xây dựng thư viện số là sự phát triển tất yếu đối với các thư viện tại Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Những ưu điểm của thư viện số trong việc cung cấp thông tin, tài liệu không bị phụ thuộc vào không gian thời gian sẽ giúp các thư viện tăng khả  năng cạnh tranh so với nhiều kênh cung cấp thông tin khác. Bài viết sau đây, Lạc Việt sẽ tổng hợp các vấn đề, giải pháp xây dựng thư viện điện tử cần quan tâm hiện tại. 

1. Xây dựng thư viện số là gì?

Xây dựng thư viện số là quá trình tạo ra một hệ thống ứng dụng công nghệ để truy cập, lưu trữ, quản lý, cung cấp các tài liệu, thông tin điện tử cho người đọc sử dụng như sách, báo, tạp chí, hình ảnh, âm thanh,... mà không cần đến trực tiếp thư viện truyền thống.

Mục tiêu chính của việc xây dựng thư viện điện tử là tạo ra một môi trường trực tuyến có thể thay thế, bổ sung cho trải nghiệm truy cập tài liệu của thư viện truyền thống. Quá trình xây dựng hệ thống thư viện số bao gồm việc xây dựng cơ sở dữ liệu, việc phát triển giao diện người dùng, rồi đến việc tích hợp các chức năng như tìm kiếm, mượn sách trực tuyến,...

2. Kế hoạch xây dựng thư viện điện tử (thư viện số) hiệu quả

Kế hoạch xây dựng hệ thống thư viện điện tử được thực hiện qua 2 giai đoạn bao gồm: Số hóa tài liệu, xây dựng bộ sưu tập số. Cùng Lạc Việt Vebrary tìm hiểu các công việc sau:

2.1. Giai đoạn 1: Kế hoạch số hóa tài liệu thư viện

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển tài liệu thư viện truyền thống (sách, văn bản dạng in ấn) sang dạng điện tử, lưu trữ trên máy tính

Có 2 bước cơ bản trong chu trình số hóa tài liệu khi xây dựng thư viện số:

• Bước đầu tiên: Quét để tạo ra sản phẩm hình ảnh kỹ thuật số, thường ở định dạng bitmap hoặc TIFF. Điều này có nghĩa là người đọc chỉ nhìn thấy hình ảnh, thường được chuyển đổi sang định dạng PDF. Đây là định dạng dùng để mô tả các trang trong chương trình trao đổi tài liệu Adobe Acrobat cần được cài đặt trên máy tính nhận để file PDF có thể hiển thị, in ở dạng ban đầu
• Bước thứ hai: Nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Comments) (đây là quá trình tạo ra một văn bản điện tử hoặc trang web số hóa, nó thuộc định dạng RTF, Word hoặc HTML). Có thể hiểu đây là yêu cầu phần mềm nhận dạng ký tự quang học để chuyển đổi tài liệu đồ họa thành văn bản. Nó có thể cung cấp quyền truy cập vào bất kỳ tổ hợp từ nào hoặc bất kỳ công nghệ siêu tham chiếu nào. Số hóa có thể được thực hiện nội bộ hoặc thuê ngoài nhằm mục đích tạo ra các bộ sưu tập kỹ thuật số chuyên biệt.

1.2. Giai đoạn 2: Kế hoạch xây dựng bộ sưu tập số 

Trong giai đoạn xây dựng bộ sưu tập số, cần trải qua 2 bước sau:

• Tạo siêu dữ liệu: Nếu trong thư viện truyền thống, người biên mục tạo danh mục hoặc hồ sơ thư mục mà người đọc có thể sử dụng để tìm nguồn tài liệu in trong kho sách thì trong thư viện số, người biên mục tạo siêu dữ liệu để người đọc sử dụng kho lưu trữ đặt trên máy chủ thư viện (Đây được gọi là tài liệu số nội sinh)
• Thu thập siêu dữ liệu: Để tạo các bộ sưu tập ảo bằng phần mềm độc quyền, người dùng cần tìm kiếm, thu thập siêu dữ liệu tài liệu phù hợp với chủ đề họ đang tìm kiếm. Việc tìm kiếm trực tuyến sẽ bắt nguồn từ khắp nơi trên thế giới để tạo các bộ sưu tập chuyên biệt chỉ chứa siêu dữ liệu. Đây là hình thức thư viện ảo rất thịnh hành trong kế hoạch xây dựng hệ thống thư viện điện tử ngày nay, đặc biệt là trong các thư viện trường đại học.

3. Giải pháp xây dựng thư viện điện tử (thư viện số) phổ biến nhất hiện nay 

3.1.  Giải pháp xây dựng hệ thống thư viện điện tử từ phần mềm Lạc Việt Vebrary

Để quản lý thư viện số các thư viện có thể lựa chọn nhiều giải pháp xây dựng hệ thống thư viện điện tử khác nhau được cung cấp bởi nhiều tập đoàn, công ty trong, ngoài nước. Kinh phí đầu tư cũng rất khác nhau. Đối với phần mềm thương mại nước ngoài thường có giá hàng tỷ đồng. Các phần  mềm mã nguồn mở, phần mềm thương mại trong nước có giá thành rẻ hơn.... Chính vì vậy, các thư viện cần có sự cân nhắc về khả năng tài chính đối với sự đầu tư này. Sử dụng phần mềm mã nguồn mở cũng là giải pháp tốt đối với các thư viện tại Việt Nam đặc biệt là những thư viện khó khăn về tài chính. Trong số các phần mềm xây dựng thư viện số mã nguồn mở quản trị thư viện số các thư viện có thể lựa chọn phần mềm Lạc Việt Vebrary...

Giải pháp xây dựng hệ thống thư viện điện tử Lạc Việt Vebrary được thiết kế tuân theo chuẩn quốc tế trong hoạt động thông tin – thư viện như sau:

• Khổ mẫu trao đổi ISO 2709.
• Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21, MARC21XML.
• Chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50. 
• Hỗ trợ công tác biên mục theo & quy tắc mô tả thư mục : ISBD, AACR2, Dublin Core
• Hỗ trợ khung phân loại khác nhau:

          Khung phân loại thập phân của Dewey (DDC)

          Khung phân loại thập phân bách khoa (UDC), khung đề mục chủ đề.

• Lạc Việt Vebrary tích hợp hiệu quả các nghiệp vụ, quy trình của thư viện; khả năng khai thác, kết nối đến cộng đồng thư viện trên thế giới, khả năng liên thông đã được kiểm chứng về quy trình, chất lượng bởi Đại học RMIT, Thư viện Quốc gia Canada, tổ chức Research Libraries Group.
• Lạc Việt Vebrary là phần mềm duy nhất ở Đông Nam Á có tên trong danh sách Tổ Chức Quốc Tế về phát triển, bảo trì chuẩn ứng dụng mượn liên thư viện ILL ASMA (ILL Applications Standards Maintenance Agency - www.nlc-bnc.ca/iso/ill), được thư viện Quốc gia Canada kiểm chứng nghiệp vụ (www.nlc-bnc.ca), RLG (/www.rlg.org).

Mô hình tổng quan giải pháp Lạc Việt Vebrary

3.2. Giải pháp xây dựng hệ thống thư viện điện tử bằng cách huy động tài liệu

Với sự hỗ trợ của các công nghệ mới, toàn bộ số tài liệu hàng trăm nghìn bản của một thư viện có thể chuyển sang dạng số trong một thời gian ngắn. Tuy nhiên, kế hoạch xây dựng thư viện số điện tử có được quyền số hóa, phổ biến các tài liệu lại là một vấn đề khó. Huy động tài liệu từ cộng đồng cũng là giải pháp xây dựng hệ thống thư viện điện tử cần quan tâm. Đối với các thư viện đại học, có thể tìm kiếm sự hỗ trợ tài liệu từ giảng viên. Các bài báo khoa học, bài giảng, giáo trình, các công trình khoa học … đã được nghiệm thu nếu khai thác thác tốt thì đó là nguồn tài liệu có giá trị cao. 

Yếu tố thứ 2 cần quan tâm đó là chính sách thông tin cho việc sử dụng tài liệu trong thư viện số. Mà cụ thể đó là sự phân hoạch hợp lý 2 đối tượng là tài liệu số, người dùng tin.  

• ·    Tài liệu số: Tài liệu gồm nhiều loại khác nhau, có thể phổ biến ở những mức độ khác nhau. Có tài liệu có thể phổ biến rộng rãi để bất cứ ai cũng có thể truy cập, có tài liệu phục vụ  cho tất cả bạn đọc chính thức của thư viện, có tài liệu không phổ biến rộng rãi… Các thư viện cần có sự khảo sát chi tiết cơ cấu tài liệu số của thư viện mình để có sự phân hoạch hợp lý thành các bộ sưu tập trong thư viện số. Việc phân hoạch càng chi tiết, khoa học sẽ càng tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện trong việc thiết lập chính sách thông tin.  
• ·     Người dùng tin: Người dùng tin khai thác thông tin trong thư viện số cũng gồm nhiều nhóm khác nhau. Mỗi nhóm có thể được hưởng những chính sách khác nhau. Có nhóm được tiếp cận tới tất cả các tài liệu trong thư viện số, có nhóm tiếp cận hạn chế, có nhóm chỉ được tiếp cận đến thông tin cấp hai…. Các thư viện khi tiến hành xây dựng hệ thống thư viện cần có sự nghiên cứu về đối tượng phục vụ của thư viện mình từ đó có có sự phân hoạch thành các nhóm phù hợp.  

Việc phân hoạch tài liệu, người dùng tin là điều tất yếu đối với bất cứ thư viện nào khi tiến hành kế hoạch xây dựng hệ thống thư viện điện tử. Bởi vì chính sách thông tin của thư viện số được vận hành dựa trên một ma trận kết hợp giữa người dùng tin, tài liệu được quản trị.  

4. Yếu tố quan trọng trong quá trình xây dựng hệ thống thư viện số

Các yếu tố cần thiết trong quá trình xây dựng hệ thống thư viện điện tử bao gồm:

• Hạ tầng công nghệ thông tin: Hạ tầng CNTT gồm: phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng. Phần cứng bao gồm: máy chủ, máy trạm, thiết bị số hóa, các thiết bị khác. Phần cứng thư viện số có thể mua hoặc thuê từ các tổ chức cung cấp dịch vụ bên ngoài. Hiện nay, xu hướng thuê các thiết bị phần cứng đang được nhiều thư viện sửa dụng 
• Tài liệu số: Tài liệu số có thể xem là nguồn tài nguyên để thư viện số hoạt động, nó có thể được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau. Cách thức tổng hợp tài liệu số bao gồm: Mua các tài liệu đã ở dạng số; Chuyển các tài liệu truyền thống sang dạng số; Khai thác các tài liệu nội sinh
• Nhân lực: Kế hoạch xây dựng hệ thống thư viện điện tử liên quan đến nhiều khâu công việc thuộc nghiệp vụ thư viện như thu thập, xử lý, tổ chức, phân phối thông tin. Chính vì vậy việc xây dựng thư viện số cần huy động nhân lực từ nhiều phòng chuyên môn khác nhau trong thư viện. Hoạt động xây dựng hệ hống thư viện liên đới tới nhiều phòng chuyên môn khác nhau nên mô hình triển khai cần để dưới dạng một dự án, do một nhóm công tác đảm nhận là phù hợp nhất. Nhân sự đáp ứng cho mô hình này sẽ được lựa chọn từ nhiều phòng chuyên môn khác nhau như Phòng CNTT, Phòng Bổ sung, Phòng Biên mục, Phòng đọc…

5. Các vấn đề xây dựng thư viện số ở Việt Nam 

Thư viện số tại Việt Nam hiện đang còn gặp nhiều vấn đề khó khăn. Những khó khăn cần đề cập tới bao gồm:

• Chậm đổi mới: Ngành thư viện Việt Nam đã từng phát triển theo mẫu hình của Liên Xô cũ, nên trong giai đoạn hội nhập hiện nay gặp nhiều khó khăn trong vấn đề nhận thức về chuẩn hoá nghiệp vụ. Ngoài ra còn nhiều yếu tố tâm lý khác tác động đến việc nhận thức về chuẩn hoá dẫn đến việc chậm đổi mới như hiện nay. 
• Thiếu nguồn nhân lực quản lý: Vì chương trình đào tạo ngành thư viện hiện nay thiếu cập nhật trong một xã hội đang thay đổi từng ngày. Dù có nhiều cơ sở đào tạo, nhưng vẫn thiếu nguồn nhân lực để quản lý Thư viện số
• Phát triển thiếu đồng bộ, lãng phí: Thư viện chưa có điều kiện hiện đại hoá, vẫn còn loay hoay với những giá trị cũ. Những thư viện hiện nay hoàn toàn giao phó mọi công việc cho nhà cung cấp CNTT, do đó, các thư viện không được đồng bộ, rời rạc. Các thư viện này chủ yếu mua sắm những thiết bị hiện đại đắt tiền rồi không được sử dụng triệt để gây lãng phí tài nguyên.

Toàn bộ thông tin về giải pháp xây dựng hệ thống thư viện điện tử, thư viện số đã được Lạc Việt Vebrary cập nhật đầy đủ trong bài viết. Hy vọng những thông tin này giúp các tổ chức, đơn vị thực hiện quá trình chuyển đổi, có kế hoạch xây dựng thư viện số, thư viện điện tử hiệu quả. Liên hệ ngay với Lạc Việt Vebrary để được tư vấn chi tiết về phần mềm thư viện điện tử Lạc Việt Vebrary với chi phí tốt nhất hiện tại.

Nguồn: Tổng hợp