SỐ HÓA TÀI LIỆU TRONG THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ? VAI TRÒ HỆ THỐNG LƯU TRỮ THÔNG TIN  

Đi kèm theo mức độ phát triển của nhiều doanh nghiệp, tổ chức là sự gia tăng không ngừng về mức độ tài liệu giấy. Việc phải rà soát hay tìm kiếm thông tin ở các tài liệu đã lâu khiến người dùng không chỉ mất thời gian, công sức, mà còn cảm thấy cực kỳ khó khăn. Và chính từ đây xuất hiện thư viện điện tử để đáp ứng mong muốn cho người dùng, giải quyết tất cả những khó khăn của thư viện tài liệu “khổng lồ”. Nếu như bạn đang phải làm việc cùng một đống tài liệu, sách giấy thì việc nghĩ đến thư viện điện tử là điều không nên bỏ qua. Bạn đã bao giờ nghe thấy khái niệm về thư viện điện tử và vai trò của số hóa tài liệu trong thư viện điện tử chưa? Hãy cùng tìm hiểu thêm khái niệm qua bài viết dưới đây nhé!

1.  Hệ thống thư viện điện tử là gì? Số hóa tài liệu trong thư viện là gì? 

• Hệ thống thư viện điện tử là hệ thống thư viện được sử dụng dưới dạng phương tiện điện tử nhằm xử lý, thu nhập, lưu trữ những tài liệu dưới dạng số, giúp người dùng có thể tra cứu những nội dung cần thiết nhanh chóng. 

Nhìn chung, thư viện điện tử được coi như một hệ thống dữ liệu tự động hóa. Ở đó, người dùng có thể đơn giản trong việc truy cập và tìm kiếm những thông tin cần thiết chỉ bằng một click trong thời gian nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, nguồn lực. Đồng thời đem đến những thông tin chính xác đảm bảo hiệu suất công việc cao.

Đa số, hiện nay những thư viện điện tử đều được thiết kế theo mô hình thông tin nhất định dựa trên việc tạo dựng từ website. Ở đó, cung cấp đến người truy cập những thư mục nhất định: giới thiệu chung về doanh nghiệp, nơi cung cấp tài liệu, các công cụ hỗ trợ khác…. Ngoài ra, phần mục quan trọng cần có phải nói về “nội dung chính của thư viện điện tử” bao gồm những thông tin: cơ sở dữ liệu, tin chuyên đề, nguồn tài nguyên liên kết để người dùng dễ dàng truy cập.

• Số hóa tài liệu trong thư viện là quá trình chuyển đổi các tài liệu truyền thống (ví dụ như các văn bản in ấn), thành dạng số hóa. Điều này được hiểu là dữ liệu giấy sẽ chuyển sang dữ liệu điện tử và có thể được lưu trữ, quản lý, tìm kiếm, truy cập thông qua máy tính.

Quá trình số hóa tài liệu thư viện bao gồm việc sử dụng công nghệ để quét tài liệu giấy in, sau đó chuyển đổi thông tin văn bản đó thành dạng điện tử bằng cách ứng dụng Optical Character Recognition (OCR) để nhận dạng văn bản, xử lý hình ảnh, và lưu trữ dữ liệu trên các hệ thống đám mây.

2. Vai trò và lợi ích của số hóa tài liệu trong hệ thống thư viện điện tử

2.1. Vai trò của số hóa tài liệu trong thư viện điện tử

Giờ đây, tại Việt Nam việc xây dựng phần mềm thư viện điện tử Lạc Việt Vebrary đang là xu hướng tất yếu của nhiều đơn vị, tổ chức, các trường đại học… Bởi, chúng có khả năng giải quyết tất cả những vấn đề gặp phải như: lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ thông tin – tài liệu, và nâng cao dịch vụ trải nghiệm thông tin cho người dùng.

Thế nhưng, đứng trước sự lựa chọn phương pháp lưu trữ: “thư viện truyền thống” và “thư viện điện tử” thì các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ, bởi cả hai phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Ngoài việc tránh tồn tại tài liệu một cách chồng chéo, giảm lãng phí thời gian tìm kiếm, tiết kiệm nhân lực, và mang đến sự thống nhất về thông tin thì thư viện điện tử cần đòi hỏi doanh nghiệp, tổ chức cần lên kế hoạch tổng thể về số hóa tài liệu trong thư viện để dễ dàng liên kết chúng.

2.2. Những lợi ích số hóa tài liệu mang lại trong thư viện điện tử

Những lợi ích số hóa hệ thống lưu trữ thông tin trong thư viện mà doanh nghiệp gặt hái được trong việc áp dụng thư viện điện tử như: 

•         Giảm thiểu tài liệu, hạn chế tốn kém về diện tích và không gian lưu trữ
•         Tăng tuổi thọ, thời gian lưu trữ tài liệu lâu hơn so với việc lưu trữ qua “thư viện truyền thống” 
•         Dễ dàng chia sẻ, tìm kiếm nguồn tài nguyên một cách nhanh chóng, chính xác
•         Giảm nguồn nhân lực, tối đa sức người cho, nâng cao hiệu suất công việc 
•         Dễ dàng chỉnh sửa và nâng cao giá trị thông tin lưu trữ

      Có thể thấy, cách mạng công nghệ 4.0 đang bùng nổ mạnh mẽ trên toàn cầu, thời gian, sự chính xác, mức độ nhanh chóng là những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp đủ mạnh mẽ vượt lên. Hơn bao giờ hết, doanh nghiệp và tổ chức cần nắm rõ được tầm quan trọng của số hóa tài liệu trong thư viện điện tử để đẩy mạnh, nâng cao năng suất hoạt động cho doanh nghiệp mình. 

3. Số hóa hệ thống lưu trữ thông tin trong thư viện gặp khó khăn gì?

Một số khó khăn khi số hóa hệ thống lưu trữ thông tin trong thư viện, bao gồm:

• Số hóa các văn bản cũ, lâu đời hoặc tài liệu gặp tình trạng hư hại cao khó chuyển sang dạng điện tử hơn vì một phần nội dung bị mất, không đầy đủ
• Khi số hóa không có chọn lọc, không ưu tiên số hóa các tài liệu quý, độc bản và tài liệu bạn đọc có nhu cầu cao trước tiên
• Các thư viện hiện nay đang diễn ra theo tình trạng chia sẻ nội bộ, không chia sẻ tài liệu số hóa với nhiều bên khác.
• Việc số hóa tài liệu nào cũng cần nhiều thời gian như scan tài liệu, xử lý dữ liệu số, lập biên mục, sao lưu đánh dấu chỉ mục, kiểm soát chất lượng (ảnh, biên mục…), đưa lên trang web và kiểm tra chất lượng đường liên kết.
• Nhân lực không đủ trong quá trình số hóa tài liệu khiến thời gian chuyển giao bị kéo dài, không kịp tiến độ như mong muốn

4. Số hóa tài liệu trong hệ thống thư viện điện tử dễ dàng với Lạc Việt Vebrary

Lạc Việt Vebrary hiện đang là đơn vị cung cấp giải pháp số hóa tài liệu trong thư viện hàng đầu Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số cùng đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, Lạc Việt Vebrary tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa hệ thống lưu trữ thông tin trong thư viện có quy mô lớn và yêu cầu phức tạp. 

• Lạc Việt Vebrary tích hợp hiệu quả các nghiệp vụ, quy trình của thư viện; khả năng khai thác, kết nối đến cộng đồng thư viện trên thế giới, khả năng liên thông đã được kiểm chứng về quy trình, chất lượng bởi Đại học RMIT, Thư viện Quốc gia Canada và tổ chức Research Libraries Group.
• Lạc Việt Vebrary là phần mềm duy nhất ở Đông Nam Á có tên trong danh sách Tổ Chức Quốc Tế về phát triển và bảo trì chuẩn ứng dụng mượn liên thư viện ILL ASMA (ILL Applications Standards Maintenance Agency - www.nlc-bnc.ca/iso/ill), được thư viện Quốc gia Canada kiểm chứng nghiệp vụ (www.nlc-bnc.ca), RLG (/www.rlg.org).

Qua bài viết trên từ Lạc Việt Vebrary, bạn đọc sẽ nắm được các kiến thức cơ bản của việc số hóa tài liệu trong thư viện điện tử. Đây được xem là một quy trình đột phá giúp chuyển đổi các tài liệu truyền thống thành định dạng dữ liệu điện tử, mở ra một thế giới mới khi quản lý và sử dụng thông tin. Quá trình này không chỉ giúp thư viện hiện đại dễ dàng quản lý nguồn tài nguyên, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng.

Nguồn: Tổng hợp