QUY ĐỊNH HỒ SƠ THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC CHUẨN CẬP NHẬT MỚI NHẤT

Trong bài viết này, Lạc Việt Vebrary sẽ liệt kê chi tiết về quy định hồ sơ thư viện trường học đạt chuẩn cần phải có cũng như những lưu ý khi xây dựng hồ sơ quản lý thư viện. Cùng đọc đến cuối bài viết nhé.

1. Quy định hồ sơ thư viện trường học đạt chuẩn bao gồm những gì?

Tiêu chuẩn thứ 5 về quản lý thư viện của Quyết định 01/2003/QĐ-BGDĐT về quy định hồ sơ thư viện trường học phổ thông đã quy định rõ thư viện trường học phải có đủ các loại hồ sơ, sổ sách để theo dõi mọi hoạt động của thư viện như: các loại sổ đăng ký, sổ mượn sách của giáo viên, học sinh, sổ cho thuê sách,...

>>> Xem thêm quy định khác: Luật thư viện số 46/2019/qh14

Cụ thể, chia thành 6 loại:

1.1 Các loại sổ đăng ký

Bao gồm:

• Sổ đăng ký tổng quát
• Sổ đăng ký cá biệt: sách tham khảo, nghiệp vụ, thiếu nhi,…
• Sổ đăng ký sách giáo khoa
• Sổ đăng ký báo, tạp chí
• Phiếu thống kê lượt đọc tại chỗ

Tải mẫu hồ sơ ở cuối bài viết

1.2 Sổ kế hoạch

Bao gồm:

• Kế hoạch hoạt động thư viện tháng/quý/năm học
• Kế hoạch công tác thư viện (Kế hoạch của nhân viên thư viện)
• Sổ cộng tác viên thư viện

Tải mẫu hồ sơ ở cuối bài viết

1.3 Sổ kinh phí

Bao gồm:

• Sổ theo dõi nhập kho thư viện
• Sổ theo dõi kinh phí ngoài hạn mức
• Sổ theo dõi các loại thiết bị CSVC phòng thư viện

Tải mẫu hồ sơ ở cuối bài viết

1.4 Sổ hoặc phiếu mượn – trả sách

Bao gồm

• Sổ mượn sách giáo viên, nhân viên, BGH
• Sổ mượn sách của học sinh theo khối lớp
• Sổ tay đọc sách của học sinh
• Phiếu đăng ký mượn sách cá nhân

Tải mẫu hồ sơ ở cuối bài viết

1.5 Sổ hoặc hồ sơ lưu hình ảnh hoạt động thư viện

Bao gồm: thư mục lưu trữ hình ảnh (nên lưu dưới dạng file mềm .jpg, .png), thư mục lưu trữ video.

Lưu trữ theo từ sự kiện trong năm học, lưu ít nhất trong 3 năm.

1.6 Các loại hồ sơ lưu trữ

Bao gồm:

1. Tủ mục phân loại tài liệu + hướng dẫn sử dụng tủ mục lục
2. Hồ sơ lưu hóa đơn mua sách và các thiết bị nhập: Lưu theo năm học, khớp với sổ thu, chi KP thư viện; khớp với phần nhập của sổ đăng ký tổng quát.
3. Hồ sơ lưu các loại biển bản đột xuất và kiểm kê hàng năm
4. Hồ sơ lưu công văn đi, đến: chỉ cần bản photo
5. Hồ sơ kiểm tra và công nhận thư viện trường học đạt chuẩn

2. Những lưu ý khi xây dựng hồ sơ quản lý thư viện

Có 4 lưu ý quan trọng khi nhà trường xây dựng hồ sơ quản lý thư viện:

2.1 Quy định hồ sơ thư viện trường học đạt chuẩn cần có danh mục quản lý

Danh mục trong quy định hồ sơ thư viện trường học đạt chuẩn bao gồm:

• Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của thư viện
• Văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ thư viện
• Quy chế hoạt động
• Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tài liệu
• Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của thư viện và mỗi cá nhân
• Biểu mẫu, hồ sơ quản lý
• Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ
• Dự kiến hồ sơ cần lập và đặt tiêu đề hồ sơ

Những hồ sơ cần lập trong năm phải dựa trên những căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế của cơ quan. Danh sách hồ sơ ở phần trên chỉ là gợi ý tham khảo để nhà trường cân nhắc lựa chọn cho phù hợp.

Đặt tiêu đề hồ sơ cũng quan trọng, vì ngoài yêu cầu dễ nhớ dễ tìm, còn cần xem xét đến yếu tố trình tự, thời gian, nội dung phản ánh. Việc xác định tính chính xác các đặc trưng của hồ sơ là điều kiện quan trọng để viết tiêu đề hồ sơ đầy đủ và phản ánh đúng nội dung hồ sơ.

2.2 Quy định hồ sơ thư viện trường học trong thời hạn bảo quản của hồ sơ

Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ hay xác định giá trị của hồ sơ là một công việc phức tạp, đặc biệt là đối với cán bộ thư viện vì họ không trực tiếp giải quyết công việc đó.

Thông thường thì hồ sơ thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọng tâm của thư viện sẽ có thời hạn bảo quản lâu hơn so với những hồ sơ phản ánh những vấn đề khác.

Quy định hồ sơ thư viện trường học đạt chuẩn về thời hạn bảo quản các loại hồ sơ thư viện:

2.3 Đánh số thứ tự cho đề mục và hồ sơ

• Đây là một công việc bắt buộc. Nguyên tắc ghi số và ký hiệu đề mục và hồ sơ:
• Đảm bảo khoa học thống nhất, ngắn gọn, dễ nhớ, phù hợp với thực tế và không được trùng lặp.
• Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã; phần chữ là chữ viết tắt tên các phòng, bộ phận có hồ sơ được lập.
• Các đề mục nhỏ trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập;
• Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

• Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01;
• Số hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

Tải các mẫu hồ sơ quản lý thư viện trường học tại đây

Mật khẩu giảu nén: xem tại đây