BIỂU MẪU-TÀI LIỆU

Một Số Vấn Đề Về Quản Lý Thư Viện Hiện Đại

MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN HIỆN ĐẠI (2).png

1. Khái niệm Quản lý thư viện

Là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý thư viện (cá nhân, tập thể) lên đối tượng quản lý (tập thể công chức, viên chức của thư viện) với mục đích tổ chức và điều hành hoạt động của họ nhằm đạt được mục tiêu mà chủ thể quản lý đề ra.

Trong khi đó Quản lý thư viện hiện đại : Là hoạt động được chủ thể quản lý và đối tượng quản lý tự giác thực hiện nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của thư viện với sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại.

2. Khái quát một số nội dung quản lý thư viện hiện đại

Quản lý nguồn nhân lực thư viện

Quản lý nguồn nhân lực trong thư viện chính là tổ chức và điều hành hiệu quả tập thể công chức, viên chức thư viện trên cơ sở tạo điều kiện làm việc thuận lợi cũng như đáp ứng nhu cầu vật chất và tinh thần ngày càng cao cho họ.

Trong điều kiện thư viện thông minh hiện đại, vừa phải thực hiện các khâu công việc truyền thống vừa phải thực hiện các khâu công việc hiện đại thì vấn đề đảm bảo số lượng và chất lượng nguồn nhân lực phải được quan tâm hàng đầu, nhất là vấn đề chất lượng. Chính vì vậy, muốn quản lý nguồn nhân lực thư viện tốt cần đảm bảo thực hiện tốt các chức năng, nguyên tắc và phương pháp quản lý nguồn nhân lực.

Các chức năng quản lý nguồn nhân lực bao gồm: tuyển dụng; bố trí, sử dụng; đào tạo và phát triển. Nhiệm vụ của tuyển dụng là vừa phải đảm bảo đủ số lượng với các phẩm chất chuyên môn phù hợp đáp ứng yêu cầu của công việc vừa phải tuân thủ theo pháp lệnh công chức và theo quy định cụ thể của từng cơ quan. Nhiệm vụ của sử dụng nguồn nhân lực là bố trí, sắp xếp công việc hợp lý, phù hợp năng lực, sở trường của công chức, viên chức. Nhiệm vụ của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là phải chú trọng nội dung đào tạo, bồi dưỡng về lý luận chính trị, về quản lý, chuyên môn, ngoại ngữ và tin học, cũng như phát triển về nhân cách và thể lực

Các nguyên tắc mà quản lý nguồn nhân lực cần tuân thủ bao gồm:

- Các chủ trương, chính sách quản lý phải nhằm vào việc thoả mãn nhu cầu vật chất và tinh thần cho tập thể người lao động.

- Đầu tư thích đáng cho đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.

- Quản lý nguồn nhân lực phải được coi là chức năng của tất cả các nhà quản lý trực tiếp.

Các phương pháp quản lý nguồn nhân lực bao gồm: Phương pháp tổ chức - hành chính, tâm lý - giáo dục và kinh tế. Để các phương pháp này tác động tới nguồn nhân lực thư viện có hiệu quả, một mặt cần được thực hiện đồng bộ và mềm dẻo, uyển chuyển. Mặt khác phải đảm bảo mọi người đều được tham gia vào quản lý, coi hoạt động quản lý là hoạt động tự giác cần phải được tất cả mọi người thực hiện nhằm đạt được mục tiêu chung mà thư viện đặt ra.

Quản lý hoạt động chuyên môn

MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN HIỆN ĐẠI (3).png

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Thư Viện Trường Học

Toàn bộ hoạt động của thư viện được thực hiện theo một quy trình công nghệ. Bởi vậy, quản lý hoạt động thư viện chính là quản lý quy trình công nghệ thư viện. Quy trình công nghệ thư viện được chia thành các chu trình thư viện (chu trình đường đi của tài liệu, chu trình tra cứu thư mục, chu trình yêu cầu của người dùng tin…). Chu trình thư viện lại được chia thành các quá trình (ví dụ, chu trình đường đi của tài liệu được hình thành từ các quá trình: tiếp nhận tài liệu, xử lý kỹ thuật đơn giản, biên mục, mô tả…). Quá trình lại được chia thành các thao tác thư viện (ví dụ, quá trình tiếp nhận tài liệu gồm các thao tác như: kiểm tra sách mới nhập theo chứng từ, hoá đơn, đóng dấu, dán nhãn…).

Trong thư viện hiện đại, tuỳ vào cấp độ ứng dụng CNTT mà quy trình công nghệ thư viện được thực hiện tự động hoá ở mức độ ít hay nhiều. Ví dụ, ở cấp độ sơ khai bên cạnh các quá trình và thao tác được thực hiện bằng phương pháp thủ công (đóng dấu, dán mã vạch…) đã có một số các quá trình và các thao tác được thực hiện bằng phương pháp hiện đại (ví dụ, mô tả, phân loại tài liệu…). Nhìn chung, thư viện hiện đại đã sử dụng phần mềm để tự động hoá quy trình công nghệ thư viện. Nói một cách khác, phần mềm thư viện chính là sự mô phỏng quy trình công nghệ thư viện nhờ CNTT.

Muốn quản lý hiệu quả hoạt động chuyên môn hay quy trình công nghệ nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý thư viện điện tử đòi hỏi người quản lý phải thực hiện được các yêu cầu sau:

1) Hiểu sự vận hành của các module trong phần mềm thư viện. Bởi mỗi module thực hiện một hoạt động nghiệp vụ của một phòng chức năng. Ví dụ, phòng Bổ sung phụ trách module bổ sung tài liệu.

2) Đảm bảo nguyên tắc đường thẳng, nhanh chóng, chính xác của quy trình khi phân quyền module cho các phòng phụ trách. Nói cách khác, là đảm bảo tính hợp lý của quy trình trong khi phân công các phòng chức năng đảm nhận các module. Ví dụ, cùng một module nhưng được thực hiện ở nhiều phòng. Chẳng hạn, module bổ sung được phòng Bổ sung thực hiện nhập dữ liệu sách, luận án, luận văn và cùng với phòng này là phòng Tin học cũng được giao thực hiện module bổ sung để nhập dữ liệu báo, tạp chí hoặc phòng Xử lý nghiệp vụ (là phòng sáp nhập hai phòng Bổ sung và Biên mục trong thư viện truyền thống) phụ trách hai module bổ sung và biên mục… Đồng thời, để tăng cường kiểm tra, giám sát các hoạt động, các thư viện cần xác lập quy trình của từng hoạt động theo chuẩn nghiệp vụ. Ví dụ, quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu, quy trình tổ chức kho và kiểm kê…

3) Tăng cường sử dụng module quản lý để tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá.

Quản lý các hoạt động khác bao gồm: Lập kế hoạch, thống kê và báo cáo

Trong thư viện hiện đại các hoạt động này được các module trong phần mềm thư viện thực hiện. Bởi vậy, người quản lý cần theo dõi và tăng cường kiểm tra các dữ liệu đầu vào và chất lượng của các hoạt động này thông qua phương pháp phân tích hiệu quả công việc.

Quản lý tài chính/ kinh phí của thư viện

Trong thư viện hiện đại, việc quản lý tài chính không đơn giản vì thư viện phải cần nguồn kinh phí không nhỏ để chi cho hoạt động bổ sung các tài liệu điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu, đầu tư cho cơ sở hạ tầng công nghệ, bảo trì máy móc, thiết bị hiện đại… Bởi vậy, để quản lý tài chính một cách hợp lý các thư viện cần chú ý các mặt sau:

- Quản lý theo luật ngân sách nhà nước (cơ chế tự chủ ngân sách).

- Quản lý theo quy chế tài chính do thư viện đặt ra. Ví dụ: quy chế chi tiêu nội bộ trên cơ sở vẫn tuân thủ luật ngân sách của nhà nước.

- Quản lý bằng cách lập kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn.

- Quản lý bằng dự toán tài chính (dự trù về thu, chi tài chính và dự kiến các nguồn lực cần thiết để thực hiện được các mục tiêu của thư viện).

- Quản lý theo cơ chế hạch toán kinh tế.

Quản lý cơ sở vật chất

Để đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ đáp ứng yêu cầu của thư viện hiện đại, ngoài việc đầu tư cho cơ sở hạ tầng công nghệ, các thư viện cần lập kế hoạch và tính đến khả năng khai thác tối đa công năng của các trang thiết bị hiện đại đó. Đồng thời, có chế độ bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ để có kế hoạch thay thế kịp thời khi có hỏng hóc xảy ra. Bên cạnh việc kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ, để tránh thất thoát cơ sở vật chất, thư viện cần bảo quản, giữ gìn trên cơ sở lập các bản quy chế và quy định về sử dụng.

3. Phần mềm quản lý thư viện của trường học Lạc Việt Vebrary

Phần mềm quản lý thư viện của Lạc Việt Được phát triển từ năm 1998 và liên tục cập nhật các tiêu chuẩn quốc tế về quy định trong công tác số hóa tài liệu trong thư viện, Quản trị thư viện số cho phép tin học hóa, tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc mọi lúc mọi nơi bằng hình thức truy cập từ xa, giúp quản lý nguồn lực thông tin trong thư viện hiệu quả, tiết kiệm, an toàn.

Theo nguồn Thư Viện Quốc Gia Việt Nam

Bạn có thể liên hệ trực tiếp tới Công ty Cổ Phần Tin học Lạc Việt