BIỂU MẪU-TÀI LIỆU

Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp (Phần 1)

Trong quá trình hoạt động tại doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều văn bản, giấy tờ hồ sơ để hỗ trợ thực hiện công việc. Các văn bản này cần được phân loại và bảo quản theo quy định của pháp luật.

Bài viết dưới đây, Lạc Việt sẽ giúp bạn biết được các phân loại nhóm tài liệu theo quy định hiện hành và thời gian lưu trữ hồ sơ tối đa đúng quy định và đầy đủ nhất. 

LƯU TRỮ TÀI LIỆU (thu vien).png

1. Các loại hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

Thông thường các loại hồ sơ tại doanh nghiệp sẽ được phân thành 3 nhóm chính:

- Nhóm 1: các giấy tờ nội bộ như: quy định chính sách, sổ tay, hướng dẫn công việc, bản sẽ, biểu mẫu….

- Nhóm 2: các hồ sơ, tài liệu phát sinh từ bên ngoài được á dụng vào hoạt động vận hành của công ty như: tài liệu kỹ thuật, kế hoạch, tiêu chuẩn….

- Nhóm 3: Các tài liệu tham khảo khác chỉ mang tính hướng dẫn, không bắt buộc. 

2. Các loại hồ sơ, tài liệu cần phân loại và bảo quản theo quy định của pháp luật

Theo quy định tại điều 3, thông tư 09/2011/TT-BNV thì các đơn vị là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc cơ swor sản xuất – kinh doanh cần phân chia các tài liệu, hồ sơ thành các nhóm như sau để lưu trữ:

- Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung

- Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động 

- Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức

- Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự

- Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính

- Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản

- Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ

- Nhóm 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác

- Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại

- Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng

- Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế

- Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở

- Nhóm 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ chuyên môn

- Nhóm 14: Tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp

LƯU TRỮ TÀI LIỆU (thu vien) 2.png

3. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Cũng theo thông tư số 09/2011/TT-BNV kèm theo 14 nhóm tài liệu chính sẽ có thời hạn bảo quản nhất định

Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan

- Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)

- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

05 năm

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

4

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan - Tổng kết năm - Sơ kết tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

5

Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

10 năm

Vĩnh viễn

10 năm

6

Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

5 năm

20 năm

5 năm

7

Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

5 năm

10 năm

5 năm

8

Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất

10 năm

9

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước

Vĩnh viễn

10

Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

11

Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

12

Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

13

Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…)

Vĩnh viễn

14

Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp

10 năm

15

Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo

- Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương

- UBND tỉnh và tương đương

- Cơ quan, tổ chức khác

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

16

Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung

10 năm

Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

Tài liệu quy hoạch

2

Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

3

Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

 

4

Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt

5

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan

6

Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đố

7

Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước

- Tổng kết

- Sơ kết

Vĩnh viễn

10 năm

8

Công văn trao đổi về công tác quy hoạch

10 năm

Tài liệu kế hoạch

9

Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

10

Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm

- Cơ quan ban hành

- Cơ quan thực hiện

- Cơ quan để biế

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

5 năm

11

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

12

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

13

Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

20 năm

14

Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch

- Hàng năm

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

15

Công văn trao đổi về công tác kế hoạch

10 năm

Tài liệu thống kê

16

Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

17

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành

Vĩnh viễn

18

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - Dài hạn, hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

19

Báo cáo điều tra cơ bản - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra

Vĩnh viễn

10 năm

20

Báo cáo phân tích và dự báo

Vĩnh viễn

21

Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra

10 năm

Nhóm 3: Tài liệu tổ chức cán bộ

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

 

5

Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

6

Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc

7

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chứ

8

Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế

9

Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ

10

Hồ sơ về quy hoạch cán bộ

20 năm

11

Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ

70 năm

12

Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm

- Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển

- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

20 năm

5 năm

13

Hồ sơ kỷ luật cán bộ

70 năm

14

Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …

15

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức

Vĩnh viễn

16

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ

70 năm

17

Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

18

Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo

Vĩnh viễn

10 năm

19

Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ

10 năm

20

Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ

20 năm

21

Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ

10 năm

22

Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ

Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện

4

Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

5

Công văn trao đổi về tiền lương

10 năm

Nhóm 5: Nhóm tài liệu tài chính, kế toán

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán

Vĩnh viễn

 

3

Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

5

Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán

- Hàng năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

6

Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá

Vĩnh viễn

7

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ

20 năm

 

8

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định

- Nhà đất

- Tài sản khác

Vĩnh viễn

20 năm

9

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

10

Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

11

Sổ sách kế toán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

20 năm

10 năm

12

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

10 năm

13

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

5 năm

14

Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

10 năm

 

Có thể bạn quan tâm:

    5 bước giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

    Ký duyệt tài liệu, công văn, hợp đồng tại nhà mùa covid với chữ ký số

    Giải pháp văn phòng điện tử cho doanh nghiệp hậu covid-19

    Những khó khăn khi số hóa tài liệu của doanh nghiệp