BIỂU MẪU-TÀI LIỆU

Ứng dụng MARC21 trong quản lý thư viện

Ứng dụng khổ mẫu MARC21 trong việc lưu giữ và trao đổi thông tin thư viện

Việc ứng dụng tin học trong xử lý thông tin càng thúc đẩy yêu cầu phải chuẩn hoá công tác biên mục nói chung và công tác chuẩn hóa hoạt động thông tin thư viện nói riêng. Từ một vài năm nay các trung tâm, thư viện tại Việt Nam đã đầu tư nghiên cứu và áp dụng khổ mẫu MARC21 vào trong quản lý thư viện. Vậy MARC21 là gì? Các bạn cùng tìm hiểu với chúng tôi qua bài viết bên dưới nhé.

Ứng dụng khổ mẫu MARC21 trong việc lưu giữ và trao đổi thông tin thư viện.png

1. Khổ mẫu MARC21 là gì?

MARC21 là khổ mẫu định dạng cho phép máy tính trình bày, lưu trữ, truy xuất và trao đổi thông tin thư mục kể cả những thông tin liên quan dưới dạng máy tính có thể đọc được.

MARC21 là khổ mẫu trao đổi được thiết kế để cung cấp các đặc tả kỹ thuật cho việc trao đổi thông tin thư mục, thông tin liên quan giữa các hệ thống với tư cách là một khổ mẫu trao đổi, MARC21 không áp dụng những chuẩn lưu trữ dữ liệu bên trong hệ thống và chuẩn trình bày dữ liệu. Việc trình bày dữ liệu là quy định riêng của từng hệ thống riêng biệt sử dụng khổ mẫu MARC21.

MARC21 bao gồm 5 thành phần hoàn chỉnh hỗ trợ và bổ sung lẫn nhau để hoàn chỉnh việc biên mục và kiểm soát dữ liệu thư mục. Khổ mẫu này còn mang nhiều yếu tố đặc trưng quốc gia (Mỹ). 5 thành phần đó là:

- MARC 21 Format for Authory Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu tác giả.

- MARC 21 Format for Bibliographic Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục.

- MARC 21 Format for Classification for Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu phân loại.

- MARC 21 Format for Communty Informstion: Khổ mẫu MARC21 cho thông tin cộng đồng.

- MARC 21 Format for Holdings Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu về vốn tư liệu.

2. Cấu trúc MARC21 và các trường cơ bản

Một biểu ghi MARC21 gồm 3 phần chính: Đầu biểu, danh mục, các trường. Cụ thể như sau:

Đầu biểu (Leader)

Bao gồm các phần tử cho phép chương trình xử lý các phần còn lại của biểu ghi (Thư mục, các trường…). Đầu biểu là một chuỗi liên tục gồm 24 ký tự được quy định những chức năng riêng biệt, để từ đó máy tính nhận dạng và xử lý biểu ghi. Chuỗi ký tự này đứng đầu tiên trong dãy ký tự mã hoá biểu ghi của máy tính, tiếp đó là thư mục, cuối cùng là dữ liệu thư mục.

Danh mục (Directory)

Là một chuỗi mục có độ dài cố dịnh theo ngay sau đầu biểu dể xác định nội dung của biểu ghi. Danh mục được tạo ra bởi máy tính, căn cứ vào biểu ghi thư mục, cho thấy trong biểu ghi thư mục bao gồm các nhãn trường nào, vị trí bắt đầu của trường, độ dài của trường. Danh mục chỉ được sử dụng bởi người lập trình máy tính, nội dung của danh mục được mã hoá bằng chữ số.

Các trường

Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC21 bao gồm các trường, ngoài các trường dành cho các yếu tố mô tả thư mục theo AACR2 như nhan đề, thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản, tùng thư, đặc trưng số lượng,… còn có các trường dành cho đề mục chủ đề, ký hiệu phân loại… Các trường này có thể chia nhỏ thành các trường con. Trong biểu ghi của MARC21 mỗi trường được biểu thị bằng một nhãn trường gồm 3 chữ số.
Khổ mẫu MARC21 có khoảng trên 200 trường. phân thành từng khối trường tuỳ vào chức năng.

0XX : Thông tin kiểm soát, định danh, chỉ số phân loại,v.v.

1XX : Tiêu đề mô tả chính

2XX : Nhan đề và thông tin liên quan đến nhan đề (nhan đề, lần xuất bản, thông tin về in ấn)

3XX : Mô tả vật lý, v.v.

4XX : Thông tin về tùng thư

5XX : Phụ chú

6XX : Các tiêu đề mô tả theo chủ đề

7XX : Tiêu đề bổ sung, không phải chủ đề hoặc tùng thư; trường liên kết

8XX : Tiêu đề tùng thư bổ sung, sưu tập, v.v.

9XX : Thông tin nội bộ

Các tài liệu trên phối hợp với nhau để tạo ra một biểu ghi thư mục hoàn chỉnh, kiểm soát tính nhất quán của các tiêu đề mô tả, các thuật ngữ chủ đề, hỗ trợ phân loại chính xác, tạo tham chiếu qua lại giữa các tiêu đề và chủ đề, giữa các ký hiệu hay mục lục phân loại, theo dõi và thông báo vốn tài liệu hiện có gắn liền với công tác bổ sung và lưu thông.

Ngoài nhãn trường, trong biểu ghi MARC một số trường còn được xác định bằng các chỉ thị (indicators). Chỉ thị được mã hoá bằng hai chữ số (từ 0 đến 9) đi theo sau nhãn trường. Có trường chỉ dùng chữ số thứ nhất hoặc thứ hai, có trường dùng cả hai. Trong các trường không cần chỉ thị người ta bỏ trống.

3. Phạm vi áp dụng và các loại biểu ghi xử lý của khổ mẫu thư mục MARC21

Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục được thiết kế để làm một công cụ chứa thông tin thư mục về các tài liệu văn bản được in và bản thảo, tệp tin, bản đồ, bản nhạc, xuất bản phẩm nhiều kỳ, tài liệu nghe nhìn và các tài liệu hỗn hợp. Dữ liệu thư mục thông thường bao gồm nhan đề, chủ đề, chú giải, dữ liệu về xuất bản, thông tin mô tả vật lý của đối tượng. Khổ mẫu thư mục chứa các yếu tố dữ liệu cho các loại hình tài liệu sau:
- Sách (BK) - sử dụng cho các tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình có bản chất chuyên khảo.

- Xuất bản phẩm nhiều kỳ (SE) - sử dụng cho tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình mà nó được sử dụng ở dạng từng phần với phương thức xuất bản lặp lại (như ấn phẩm định kỳ, báo, niên giám,...).

- Tệp tin (CF) - sử dụng cho phần mềm máy tính, dữ liệu số, các tài liệu đa phương tiện định hướng sử dụng bằng máy tính, hệ thống hoặc dịch vụ trực tuyến. Các loại nguồn tin điện tử khác được mã hoá theo khía cạnh quan trọng nhất của chúng.

- Bản đồ (MP) - sử dụng cho tài liệu bản đồ được in, bản thảo và vi hình, bao gồm tập bản đồ, bản đồ riêng lẻ và bản đồ hình cầu.

- Âm nhạc (MU) - sử dụng cho bản nhạc được in, bản thảo và vi hình cũng như nhạc ghi âm và những tài liệu ghi âm không phải nhạc khác.

- Tài liệu nhìn (VM) - sử dụng cho những loại tài liệu chiếu hình, không chiếu hình, đồ hoạ hai chiều, vật phẩm nhân tạo hoặc các đối tượng gặp trong tự nhiên ba chiều, các bộ tài liệu.

- Tài liệu hỗn hợp (MX) - sử dụng chủ yếu cho những sưu tập lưu trữ và bản thảo của hỗn hợp các dạng tài liệu.

Các loại biểu ghi xử lý:

- Tài liệu ngôn ngữ
- Bản thảo tài liệu ngôn ngữ
- Tệp tin
- Tài liệu bản đồ
- Bản thảo tài liệu bản đồ
- Các bản nhạc có chú giải
- Bản thảo bản nhạc
- Ghi âm không phải âm nhạc
- Ghi âm âm nhạc
- Tài liệu chiếu hình
- Đồ hoạ không chiếu hai chiều
- Vật phẩm nhân tạo ba chiều và đối tượng tự nhiên
- Bộ tài liệu
- Tài liệu hỗn hợp

- Tài liệu vi hình, bất kể là dạng bản gốc hoặc sao, không được xác định là một loại biểu ghi đặc thù. Khía cạnh vi hình chỉ có tính chất thứ cấp đối với loại tài liệu của đối tượng gốc (thí dụ dạng sách,..) từ đó tạo ra tài liệu vi hình. Điều này cũng áp dụng tương tự với một số loại tệp tin mà ở đó khía cạnh tệp tin chỉ là thứ cấp; tuy nhiên, một số dạng nguồn tin điện tử sẽ được gán mã đúng ở dạng tệp tin.

Download bộ tài liệu “ MARC 21 rút gọn cho dữ liệu thư mục” tại đây

(TS. Tạ Bá Hưng – Giám đốc Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc Gia)

Nguồn: Sưu tầm